Operationeel coördinator/-trice - Directie Financiën (interne promotie/interne mobiliteit)

Hoofdopdrachten verbonden aan de functie

Als operationeel coördinator van de Directie Financiën stuur je de verschillende cellen van de directie aan, en in het bijzonder de cel “betalingen van de bouwwerken”, de administratieve ondersteuning, en de cel “controle en ondersteuning”.

Die cellen behandelen de verschillende financiële aspecten van de BGHM, waaronder de correcte en tijdige betaling van de bouwwerken in het kader van de verschillende investeringsprogramma’s, de controle van diverse subsidies, de analyse en toekenning van de door de OVM’s ingediende financieringsaanvragen, de huurprijsberekening en de socialisering.   De financiële ondersteuning aan de diensten Patrimonium, Ontwikkeling en 101e% en aan de OVM’s voor hun investeringsprogramma’s en controle van de financieringen, alsook de financiële analyse van de projecten.

Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van de transversale strategische projecten waaronder de digitalisering en de voortdurende verbetering van de procedures met betrekking tot de financieringen en de transversale projecten in verband met de financiën (GIPRAC, ARTEMIS).     

Je organiseert de coördinatie tussen directies en diensten in het kader van de financiële rapportering (financiële stuurgroep, MIP).

Je bent het contactpunt voor het BOC Financiën.

Dankzij je opdracht draag je bij tot het welslagen van de 5 verbintenissen van de BGHM, namelijk:

• De OVM’s adviseren, bijstaan en controleren op technisch, sociaal, energetisch en juridisch vlak;
• Meewerken aan de ontwikkeling van de sociale huisvestingssector via de bouw en renovatie van woningen;
• Een actief beleid promoten rond sociale cohesie;
• De financiering van de sector verzekeren;
• Studies uitvoeren en publiceren om goede praktijken in de sector te stimuleren.

 En in het bijzonder voor de Directie Financiën:  

• De OVM’s adviseren, bijstaan en controleren op technisch, sociaal, energetisch en juridisch vlak;
• Meewerken aan de ontwikkeling van de sociale huisvestingssector via de bouw en renovatie van woningen;
• Een actief beleid promoten rond sociale cohesie;
• De financiering van de sector verzekeren;
• Studies uitvoeren en publiceren om goede praktijken in de sector te stimuleren.

Je werkt nauw samen met de andere coördinatoren van de dienst (A2 Boekhouding en analyse en B2 cel P2). Je rapporteert aan de financieel directeur.

Beschrijving van de activiteiten (technische activiteiten, maar ook beschrijving van de soft skills)

• Overleg plegen met de hiërarchie over verschillende aspecten in verband met de coördinatie van het team.

• In lijn met de visie en opdracht van de BGHM, bijdragen aan de strategie die voor zijn/haar dienst is vastgelegd en erover communiceren. Deze strategie omzetten in verschillende actieplannen volgens de prioriteiten. Zorgen voor een goede implementatie ervan.
• Ervoor zorgen dat de operationele doelstellingen van het team worden gehaald.
• De doelstellingen en projecten opvolgen en evalueren.
• Eventuele problemen en functiestoornissen doorgeven aan de directie, of ze nu betrekking hebben op de projecten die door het team worden uitgevoerd of op de werking van het team zelf.
• Ervoor zorgen dat het team en de teamleden over de nodige (hulp)middelen beschikken om hun opdrachten uit te voeren (binnen de beschikbare grenzen).
• De belangrijkste rollen en de toegevoegde waarde van het team en de leden ervan bepalen en verduidelijken tot waar hun verantwoordelijkheid en autonomie reiken.
• De taken van het team coördineren en prioriteren met het oog op een doeltreffende en duurzame actie.
• Zorgen voor een goede en eerlijke werkverdeling binnen het team, rekening houdend met de motivatie, vaardigheden en talenten van de leden en de behoeften van de organisatie.
• De ontwikkeling van zijn/haar medewerkers opvolgen, ondersteunen en mogelijk maken en de nodige gesprekken voeren (functie-, opvolgings-, evaluatie-, heroriënteringsgesprekken en gesprekken bij einde samenwerking).
• De cohesie binnen het team en de transversaliteit binnen de BGHM bevorderen. Afstemmen en dienovereenkomstig communiceren.
• De directie en zijn/haar dienst vertegenwoordigen in aangelegenheden die binnen hun bevoegdheden vallen, binnen of buiten de BGHM.
• Een veilige en vriendelijke werkomgeving creëren waarin authentieke uitwisselingen kunnen plaatsvinden.
• Zorgen voor de administratieve, organisatorische en financiële opvolging in verband met de doelstellingen van het team en het beheer ervan.
• Aansluiten bij de managementcultuur van de organisatie (“Managementcharter”).

Gezocht profiel:

Opleiding:

• Je bent in het bezit van een universitair diploma of een master

Vereiste beroepservaring:

Je hebt minstens 2 jaar beroepservaring in ten minste 2 van de volgende 4 domeinen: 

>Domein 1: Beheer/coördinatie van een team

• Teamvergaderingen leiden 

• Evaluatiegesprekken voeren 

• Medewerkers coachen 

• Het werk van een team organiseren 

>Domein 2: Projectbeheer

• Planning van de projecten (bepaling van de reikwijdte, middelen, doelstellingen en actieplannen)

• Uitvoering van de projecten (inclusief opvolging en aanpassing van de projecten) 

• Coördinatie van de projecten (bv.: afgeleide projecten opvolgen en blokkades bespreken)

• Juridische en financiële opvolging van projecten 

>Domein 3 - Budgettair en financieel beheer en controle:

• De jaarlijkse begroting voorbereiden en beheren, inclusief de inzameling en analyse van de financiële gegevens die nodig zijn om nauwkeurige prognoses op te stellen. 
• De uitgaven opvolgen ten opzichte van het toegekende budget, inclusief het beheer van de afwijkingen en het nemen van corrigerende maatregelen indien nodig. 
• Maandelijkse, driemaandelijkse en/of jaarlijkse financiële verslagen opstellen voor de directie en de stakeholders.  Dat houdt in dat je in staat bent om de financiële resultaten en de afwijkingen ten opzichte van de prognoses toe te lichten.
• Kostenbesparingsmogelijkheden in kaart brengen en strategieën voor financiële efficiëntie implementeren om de uitgaven te optimaliseren.
• Financiële gegevens analyseren om trends, risico's en kansen te identificeren en weloverwogen aanbevelingen te doen voor besluitvorming.
• Interne audits uitvoeren om te controleren of de financiële processen en de uitgaven in overeenstemming zijn met het beleid en de regelgeving van de organisatie.
• De subsidies beheren en controleren, incl. de controle van de correcte aanwending van de middelen en de voorbereiding van de vereiste subsidieverslagen. 

>Domein 4 - Beheer van de stakeholders

• De verwachtingen van de stakeholders managen door duidelijke doelen te stellen, te communiceren over vorderingen en problemen proactief aan te pakken.
• Duidelijke en open communicatiekanalen opzetten en onderhouden met de interne en externe stakeholders.
• De belangrijkste stakeholders identificeren en betrekken, hun behoeften en bekommernissen begrijpen en hen betrokken houden gedurende de projecten.
• Conflicten tussen de stakeholders beheren en oplossen, door oplossingen te zoeken die voor alle partijen gunstig zijn.
• Afstemmen en samenwerken met de verschillende teams en afdelingen binnen de organisatie om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
• Verslagen en regelmatige updates aan de stakeholders voorbereiden en voorstellen. 

Specifieke kennis en competenties:

• Goede redactionele vaardigheden
• Goede mondelinge communicatievaardigheden
• Goede communicatieve vaardigheden en probleemoplossend vermogen
• Je bent als gebruiker vertrouwd met financiële analyse en rapportering.
• Je hebt als gebruiker een basiskennis van projectbeheer.
• Basiskennis van de juridische en financiële aspecten van de bouw. 
• Interesse tonen in de persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers.
• Goed overweg kunnen met Microsoft Suite. 

Competentietabel

Statuut en arbeidsvoorwaarden

Weddeschaal: A200 - Statutair

Selectieprocedure

- voor de selectieprocedure, mevrouw Sarah Ickx, attaché HRM, sickx@bghm.brussels

- voor de inhoud van de functie: de heer Tom Reinhard, Directeur Financiën, treinhard@bghm.brussels